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企业该屏蔽员工的社交网站吗

如今,博客、Wiki百科、威客、QA知道、Digg、RSS、Twit-ter微博等一系列WEB2.0应用依然如此受到大众、企业、投资者们的关注和喜爱,而SNS也正方兴未艾。对于社会来说,WEB2.0应用和SNS社交网站的繁荣是信息化繁荣的缩影,是互联网技术走向成熟、普及、深度应用的体现。

但对于企业来说,面对社交网络的管理者则对此陷入了两难的境地:一方面,员工对于WEB2.0和SNS有着深刻而复杂的需求,很多职业白领上社交网站是为了满足自己信息获取、人脉扩展、工作上遇到问题寻求答案等等跟职业有关的需求,企业和员工需要利用WEB2.0工具和平台提升整体工作效率;另一方面,确实白领们在社交网站上“你挠我一下”、“我踢你一下”、送送“鲜花”送送“礼品”、到开心农场偷菜偷粮食等等更多地是在满足自己放松压力和消磨无聊时间的需要。即使这些应用和游戏带有社交的功能,与之交互的也不主要是客户或者合作伙伴,倒更多地是跟工作无关的朋友。更有些员工沉溺此道,工作间隙织围脖、偷菜、看转帖,见到老板闪过马上切换窗口,影响工作效率和绩效不说,有时甚至导致企业敏感信息的外泄:在微薄上跟朋友八卦下公司的新动向或者新产品?在开心网上发帖抱怨下公司的无良剥削或者老板的残酷无情?还有更不幸地,由于有员工使用社交网络而引入外部对公司内部IT网络的入侵从而导致数据外流、网络瘫痪?

对于企业老板以及其他管理者而言,在如何对待员工在办公室上社交网的问题上,似乎异常纠结——— 利用还是禁止?疏还是堵?其实即使是命令禁止,似乎也是防不胜防,公司电脑可以屏蔽,可员工手里还有iPhone、有多普达,织围脖、偷菜一点都不会耽误。

想当年,90年代中后期,互联网刚刚出现的时候,很多企业也担心员工在上班时间花太多时间上网而限制网络的使用,可后来呢?其实,尽管员工浏览网页浪费时间磨洋工的现象的确存在,但更多时候,员工是利用了互联网的力量来帮助其更好地工作。

其实,公司任何针对社交网络的政策制度的重点绝不应该仅仅放在控制员工使用社交网络的行为上(想禁也紧不了啊),而是应该致力于将员工对这些社交网络的使用引导到一个积极的、以前没有的、有利于企业和员工双赢的方向上去。想想看,既然我们根本不可能回到从前那个没有社交网络的环境中去,那与其堵,不如疏,发现并利用它可能具有的对企业的价值。

屏蔽=一了百了? 知识型组织的天然需求

在环宇通软创始人、和君咨询合伙人骆永华看来,知识型组织的职业白领流行社交网站热有其深层次的需求支持,即使从企业的角度看员工的社交网站行为也有很强的合理性。

知识型组织和标准化大规模制造企业在组织形态上有很大的不同。员工受过良好高等教育,从事的是非标准化的脑力劳动,工作中通常依赖于自身所具有的专业知识和实践经验,并在工作中相对于其他人对该工作更具有信息优势,也有较多的自由裁量权。因而员工的工作比较难以准确评价和有效监督,更多地依赖于长期的激励和员工的能力、经验和主观能动性,因而知识型组织的管理往往都遵循以人为本的特点。知识型组织因为管理比较复杂,介于“人治”和“法治”之间,所以通常规模不大,形态上也呈现扁平化特点。

对于知识型组织的老板来说,本来管理成本就高,现在有了社交网络,更加难以区分员工织下围脖、去“挠”下客户,是娱乐的成分多还是为工作考虑的多,在为企业利益服务还是为员工个人利益服务。员工的工作态度、时间投入、成果绩效更加无法保证,企业的监控和管理成本进一步变高。很多企业简单粗暴地屏蔽掉部分社区网络,主要因素就是管理监控成本实在太高,所以只好矫枉过正,实在是不得已而为之。但直接屏蔽之后是不是就让管理者更为省心、一了百了呢?

“信息化是通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。”无论是全社会的信息化、一个行业的信息化、政府和企业组织的信息化还是个人的信息化,其实无外乎是通过某些计算设备、软件和某些现代化通讯网络,最后的目的都是达到行为合理化:个人的行为合理化、组织的行为合理化和一个社会一个国家的行为合理化。

对于传统的制造、流通企业而言,个人信息化、组织信息化和行业信息化往往是不同范畴的问题和任务;而对于知识型组织而言,个人信息化、组织信息化和行业信息化其实就是一回事,无外乎人脉管理、知识管理、日程管理、任务管理等等。所以有利于个人工作中行为合理化的互联网应用和有利于组织效率提升、管理合理化的系统平台并不矛盾。

骆永华认为,很多职业白领爱上社交网络,其实是通过社交网站进行信息获取、人脉扩展以及为工作上遇到问题寻求答案等等,能够充分利用超越企业边界之外的资源。尤其对于中小型知识型企业而言,由于规模的限制、组织架构成熟度的不足、组织内资源的相对稀缺,组织以及组织中个人的很多和工作有关的需求只有通过社会化的方式去满足才具有规模经济的效应。

万宝盛华亦在其《善用社交网络的力量》的报告中表示,你能够轻松动用你与行业专家或校友的关系吗?无论你的员工身处何方,他们都能随时随地进行合作吗?你能快速获得客户对新产品或新服务的反馈吗?你未来的员工知道你的公司在为什么而努力吗?越来越多开明的公司正在利用社交网站做到这些,甚至更多。

“另一个方面,职业白领对于社交网络的认同和追捧在于2.0系列网站是真正从用户需求、用户价值和用户体验出发的应用系统。2.0的本质就是以人为本。2.0用户从此前的技术的盲目崇拜者、追随者甚至‘奴隶’转变成为技术的真正主人,开始为我所用,开始个性化的应用和表达。而这一点刚好非常切合知识型组织的管理特点以及知识型员工的工作特点。而企业内传统的信息化管理系统则更多代表了一种想象的理想化的管理模式,体现了企业老板加强管理和控制的意图,系统的功能和流程设计不仅没有充分考虑员工的立场和利益,而且在使用上非常的不方便、不人性。”

企业2.0 社交网络成企业新操作系统?

那么,如何借鉴S N S和很多W eb2.0应用的优点,对原来集中的、僵化的信息化平台进行改造?在Internet 2.0之后,国外已经开始兴起Enterprise2.0,尤其在知识型组织中。

即使在国内,网络上各种各样的群、论坛,也已经成为同类人聚集、沟通乃至头脑风暴的平台。运用社交网络,企业的员工可以获取更多管理知识,并推动创新。而把这些元素引入企业内部信息化平台,利用博客、百科、论坛、微博等工具来构建企业内的知识管理平台;利用日程和计划的分享来实现同事间的工作协同;利用博客、论坛进行对外的知识营销;利用SN S对内融合员工关系,对外拓展和维护客户及合作伙伴资源。这样的思路必将推动知识型组织的门户网站和协同办公平台发生革命性的变化。

以微博举例:微博不仅仅是个名人和草根自己掌握的自媒体,而且是个门槛很低、碎片化思想的协同思考平台,经过一些人不同视角的接力式讨论和思考,原来碎片化的、偏激的、浅薄的观点会慢慢变得深刻、理性、全面。“微博的这种异步协同思考的模式在企业内部同样会发挥类似的效应。”

万宝盛华亦在报告中表示,社交网络将会成为企业的新操作系统———社交网络在管理企业内部知识、促进企业内部合作与沟通、推动创新、提升员工归属感方面都有价值和意义。不仅如此,社交网络还是企业招募新人才的辅助工具之一,至少企业形象和名誉在社交网络上的展示已经日益广泛和深入,忽视这一点的企业已经越来越少。

Internet 2.0 or Enterprise2.0企业的边界在哪里?

在借鉴Internet2.0,改造和构建Enterprise2.0之后,对于企业老板来说,依然有个心头的隐患,就是有了相对封闭的Enterprise2.0是否就可以完全隔绝Internet2.0呢?如果还是离不开Internet2.0,那么员工的时间投入、工作效率似乎依然无法得到保证,重要商机和敏感资料的外泄等信息安全问题也会依旧存在。

骆永华认为,企业老板们与其在技术层面上纠缠于Enterprise2.0能否完全替代Internet2.0的问题,不如在根本上接受由于互联网等信息技术的发展,企业已经日益变成一种无边界组织,企业和市场的分解已经日渐模糊这样一个现实的趋势。

这就回到一个根本的问题,企业为什么会存在?企业的边界在哪里?这个问题,科斯在27岁时就曾经思考过,《企业的性质》告诉我们,企业的存在是为了节约交易费用,即用费用较低的企业内部交易替代费用较高的市场交易。对于企业来说,只要内部管理成本低于外部交易成本,企业的存在就有意义。对于企业中的某个工作职能,到底是通过在内部设置一个岗位、招聘员工,还是在外部市场通过交易的方式购买第三方机构或个人的服务,要看这个工作职能放在内部的管理成本高还是放在外部的交易成本高。比如对现在很多小企业来说,办公室保洁这样一个工作不如外包给一个家政公司更低廉方便,但是总经理或销售副总这样的经营管理职能却无论如何不会外包。

在包括IT这样相对“硬性”的技术以及管理制度这样相对“软性”的技术还不够成熟的时候,企业内部管理成本和外部市场交易成本都相对较高。而随着信息技术越来越先进成熟和普及应用,在企业内部是通过信息化的发展加强了管理水平,降低了管理成本;在企业外部,则是互联网的发展极大地降低了市场交易的成本。那么在企业内部信息化降低了管理成本、外部互联网降低了交易成本之后,管理和交易又一次殊途同归,走到了一个状态不确定的奇点上。

以后的企业必然是个无边界组织,组织内部每一个员工、每一个部门都类似于“准自由”市场中独立经营的“单元”,员工和员工之间、部门和部门之间的合作某种程度上等同于市场上的交易,尽管这种交易不见得反映为实际金钱的往来。而在企业与企业之间,这个企业的某些员工和部门,跟那个企业的某些员工和部门,在会一段时间内合作紧密、共同努力去完成某个任务和使命,他们之间的服务交易也不见得要一次次地进行谈判和议价。从这个意义上讲,管理就是交易、交易就是管理;而企业内裂变为“准”市场,市场聚变成为松散、无边界的“准”企业。那么对于企业和员工来说,Internet2.0和Enterprise2.0就是事物的两个侧面密不可分,也就无所谓谁能替代和屏蔽谁的问题了。

“今天,组织尤其是知识型组织正在发生的这种变化是革命性和根本性的。作为企业、员工和老板,都得有深刻的认识和充分的准备,并及时适应调整。从这个层面上讲,社交网络短期内对于员工专注度、效率和企业信息安全的影响,以及应不应该屏蔽外部社交网站这些问题就变得没那么重要了。”骆永华表示。

  你的企业屏蔽社交网络吗?75%企业按兵不动

面对社交网络给职场带来的革新和对管理带来的冲击,大多数企业仍处于观望态度。

右下图为万宝盛华公司去年底对全球35个国家和地区超过34000家企业对工作场所使用社交网络态度的调查。其中,中国企业对于社交网络采取限制措施的比例高于全球平均值,为33%。

而在上述20%出台了限制措施的企业中,63%认为有助防止工作效率降低,33%认为有助防止企业信息外泄,29%认为有助维护公司声誉。
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